Was ist ein HRIS? Das Schlüsselwerkzeug für all Ihre Personalfragen (2024)

Das HR-Informationssystem macht die Verwaltung von Mitarbeitern, Richtlinien und Prozessen einfach, effizient und effektiv für Unternehmen jeder Größe. [...]

Was ist ein HRIS?

Ein Human Resources Information System (HRIS) ist eineeigenständige oder SaaS-basierte Software, die die Personalabteilungen bei derVerwaltung von Personen, Richtlinien und Verfahren unterstützen soll.HRIS-Lösungen verfügen über Funktionen zur Dateneingabe, -verfolgung, -analyseund -information, um einem breiten Spektrum von Anforderungen derPersonalabteilung gerecht zu werden, einschließlich Bewerbertracking,Onboarding, Gehaltsabrechnung, Performance Management und Rechnungswesen.

HRIS vs. HRMS vs. HCM

HRIS wird manchmal synonym für den Begriff Human ResourceManagement System (HRMS) verwendet, doch es gibt einen wesentlichenUnterschied: Ein HRMS beinhaltet Module zur Überwachung und Verwaltungqualitativer Mitarbeiterinformationen, wie beispielsweiseMitarbeiterzufriedenheit und -bindung.

Eine Human Capital Management (HCM)-Lösung hingegen umfasstdas gesamte Spektrum der Leistung und des Engagements der Mitarbeiter, sowohlquantitativ (was eine Person wie lange getan hat, in welchen Rollen und wie siegearbeitet hat) als auch qualitativ (wie engagiert und motiviert sie in diesenRollen und innerhalb der Organisation auftritt).

HRIS-Fähigkeiten

Obwohl jede HRIS-Lösung leicht unterschiedliche Funktionenund Merkmale bietet, haben sie doch eine Menge gemeinsamer Funktionalitäten,darunter die folgenden:

• Verwaltung von Mitarbeiterinformationen: Daten wie Namen, Titel, Adressen und Gehälter sind ein grundlegender Anfang. Gehalts- und Positionshistorie, Reportingstrukturen, Leistungsbeurteilungshistorie und andere wichtige Mitarbeiterinformationen sind ebenfalls enthalten.
• Firmendokumente: Dazu gehören z.B. Mitarbeiterhandbücher, Notfall-Evakuierungsverfahren und Sicherheitsrichtlinien.
• Personalbeschaffung/ATS (Bewerber-Tracking-System): Dazu gehören Informationen über Bewerber, verfügbare Rollen, Interviews, Gehälter, Stellenbeschreibungen und dergleichen. Häufig wird HRIS in andere Rekrutierungs- und Einstellungssoftware integriert, so dass Personalvermittler Bewerberinformationen schnell und einfach übermitteln können.
• Leistungsverwaltung / offene Registrierung: Ein HRIS beinhaltet oft Änderungen des Anmeldestatus und Aktualisierungen der persönlichen Daten zur Verwaltung der Sozialleistungen. In einem idealen System können Sie es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre eigenen Informationen einzusehen und zu überprüfen, einschließlich Urlaubsverfolgung, Anspruchsberechtigte und andere solche Daten.
• Abwesenheitsmanagement: In einigen Systemen ist dies unter den Funktionen zur Verwaltung der Leistungen enthalten, in anderen ist es separat. Das Abwesenheits-Management umfasst Urlaubs-, Kranken- und Privatzeit sowie Familien- und Krankenurlaub und damit verbundene Urlaubsleistungen.
• Vergütungsmanagement / Gehaltsabrechnung: Dies ist ein kritischer Bestandteil des HRIS, und es umfasst die Gehaltsentwicklung, Gehaltsschecks, Erhöhungen, Boni, Steuerinformationen und andere Finanz- und Vergütungsfunktionen. HRIS wird in andere Finanzsoftware und Buchhaltungssysteme des Unternehmens integriert.
• Training und Entwicklung/Leistungsmanagement: Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, Trainings-, Lern- und Personalentwicklungspläne zentral aufzuzeichnen, die die Fortschritte der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens dokumentieren können. Führungskräfte können Berichte erstellen, um zu sehen, welche Rollen die Mitarbeiter einnehmen und welche Bedeutung ihre Leistung für die Erfolgsplanung hat, und um potenzielle Talente zu erkennen. Aber es eignet sich auch zum Bestimmen von Leistungsschwächeren, die degradiert, suspendiert, auf einen individuellen Optimierungsplan gesetzt wurden, usw., selbst wenn diese Mitarbeiter kündigen. Wenn ein anderes Unternehmen eine Referenz bezüglich eines Ihrer ehemaligen Mitarbeiter anfordert, ist es für die Personalabteilung ein Leichtes, über die Eignung einer Person zur Übernahme oder Wiedereinstellung zu berichten. Dies ist besonders wichtig in einem Unternehmen, in dem Zertifizierungen und Lizenzen gefordert sind.

Die meisten HRIS bieten eine breiteSelf-Service-Funktionalität, um die HR-Funktionen zu rationalisieren und denVerwaltungsaufwand zu verringern. Innerhalb bestimmter Module, wie z.B. demLeistungsmanagement und dem Abwesenheits-Management, können die Mitarbeiterihre eigenen Informationen verwalten und ändern, Änderungen an ihrenSozialleistungen vornehmen, Freistellungen beantragen oder die Zuordnung ihrerInformationen zur Direktanlage verschieben. Innerhalb desPerformance-Management-Moduls können Manager z.B. Feedback,Beurteilungsergebnisse, Performance-Notes und andere Informationen über ihreDirektberichte eingeben. Auch Analyse und Reporting sind im HRIS oftSelf-Service. So können beispielsweise Mitarbeiter, Manager, Personalbeschafferund Führungskräfte auf Basis der in der HRIS-Software enthaltenen Daten aufBerichte zugreifen und diese abrufen.

Vorteile von HRIS

Ein effektives HRIS liefert Informationen über fast alles,was ein Unternehmen benötigt, um Daten von Mitarbeitern, ehemaligenMitarbeitern und Bewerbern von der ersten Bewerbung über die Dauer ihrerTätigkeit bis hin zu Kündigung oder Pensionierung zu erfassen und zuanalysieren. Es ist ein One-Stop-Shop für Einzelpersonen, Mitarbeiter, Managersowie für die Einstellung und Rekrutierung von Fachkräften, um Informationen zubekommen, wenn sie diese wirklich benötigen.

Ein umfassendes HRIS ermöglicht es einem Unternehmen, seinePersonalkosten effektiver zu planen und zu budgetieren und die Effizienz beider Entscheidungsfindung zu verbessern. Da sich alle Informationen und Analysenan einem Ort befinden und dank integrierter Analyse- und Berichtsfunktionen,erleichtert ein HRIS das Auffinden und Analysieren aller verfügbarenHR-relevanten Daten und ermöglicht so die Entscheidungsfindung über Einstellung,Entlassung, Bezahlung, Beförderungen, Mitarbeiterzahl, Fluktuations- undBindungsraten sowie andere Personalentscheidungen.

In den meisten Situationen führt ein HRIS zu einer höherenEffizienz bei der Personalentscheidung. Diese Entscheidungen sind zwarschwieriger zu qualifizieren, könnten aber auch die Qualität erhöhen und damitdie Produktivität von Mitarbeitern und Managern verbessern, da derVerwaltungsaufwand verringert wird.

Ein HRIS kann auch die Privatsphäre und Sicherheitverbessern, indem es Informationen digital absichert. Dies ist besser als dieleicht zugänglichen, schwer zu schützenden Papierakten undTabellenkalkulationen, die auch im Falle einer Naturkatastrophe oder einesBrandes anfällig für Beschädigung oder Zerstörung sind. Diese Systeme könnenauch eine Rolle bei der Einhaltung von Compliance spielen, indem sieregulatorische Daten speichern, wie z.B. Informationen über Chancengleichheitin den USA.

HRIS kann Personalsachbearbeiter von nicht-strategischen,alltäglichen HR-Aufgaben wie der Dateneingabe befreien, so dass sie sich aufmenschenbezogene Aufgaben wie Interviews und Personalentwicklung konzentrierenkönnen. Da ein HRIS eine zentrale Stelle für Unternehmensinformationen,Ankündigungen, Links, Richtlinien und Verfahren bietet, können Mitarbeiterdiese Informationen selbst abrufen und vermeiden so, redundante Fragen an diePersonalabteilung zu stellen.

Wenn Mitarbeiter beispielsweise häufig wiederkehrende Vorgängewie Urlaubsanträge, Änderung von Direktzahlungen, elektronischeGehaltsabrechnungen und Änderungen in W-2- oder W-4-Formularen erledigenmöchten – können solche Vorgänge automatisiert und unabhängig voneinanderdurchgeführt werden, ohne dass eine menschliche Aufsicht oder Interventionerforderlich ist. Dadurch wird der Papierkram erheblich reduziert und dieGenehmigungen können effizienter eingeholt werden.

Schließlich können Manager leichter auf die Informationenzugreifen, die sie für die Planung, Entwicklung und Unterstützung des Erfolgsihrer direkten Berichte benötigen. Dies kann zu Engagement, Moral undMitarbeiterbindung beitragen und bei der Entwicklung von Nachfolgeplänenhelfen, die das Wachstum und die Innovationskraft des Unternehmens fördernkönnen.

HRIS-Anbieter

Der globale Markt für Human Resources Management wird bis 2025 auf 30 Milliarden US-Dollar geschätzt, mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 10,4 Prozent in den nächsten sechs Jahren, so Grand View Research. Einige der beliebtesten HRIS-Anbieter sind:

• Oracle HCM Cloud
• Infor CloudSuite HCM
• Arbeitstag
• Kronos Mitarbeiter
• Tagestruppe
• BambooHR
• SAP SuccessFactors – SAP SuccessFactors
• Kriterium
• CoreHR
• Epicor
• Ascentis
• Ultimative Software UltiPro

Wichtige Überlegungen bei der Auswahl einer HRIS-Lösung

Bei so vielen HRIS-Optionen kann es entmutigend sein, dierichtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Es kommt auf die individuellenBedürfnisse Ihres Unternehmens an und welche Funktionen und Fähigkeiten amhilfreichsten sind, um Ihre Personalabteilung so effektiv und effizient wiemöglich zu gestalten.

Vertrauen Sie nicht nur dem Wort der Softwareverkäufer; suchen Sie nach Empfehlungen von Kollegen, anderen Kunden, Online-Diskussionsgruppen, LinkedIn, Softwarebewertungsseiten und Organisationen wie der Society for Human Resources Management (SHRM), um Ihnen ein vollständiges Bild zu geben, sowie die Vor- und Nachteile der jeweiligen Lösung.

Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung demWachstum gerecht wird. Auch wenn Ihr Unternehmen heute und in naher Zukunftklein ist, könnte sich Ihr Unternehmen verdoppeln, verdreifachen oder um denFaktor zehn oder mehr wachsen. Sie müssen in der Lage sein, jedes HRIS-Systemzu skalieren, damit es mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.

Auch die Integration und Kompatibilität sollten Sieberücksichtigen. Einige HRIS-Lösungen können ihren Zweck nur in Verbindung mitanderen bestehenden Systemen, wie z.B. der Personalabrechnung, erfüllen. Dasbedeutet, dass Sie sicherstellen sollten, dass sich die von Ihnen gewähltenKomponenten des HRIS nahtlos in alle vorhandenen Altsysteme integrieren lassenund dass zukünftige Add-ons oder Upgrades einwandfrei funktionieren.

Überprüfen Sie, welche Schulungen und laufenden Supportleistungen für Ihre Mitarbeiter zur Verfügung stehen, und stellen Sie sicher, dass Schulung und Nachbereitung in Ihren Kaufvertrag aufgenommen werden. Sie sollten auch überprüfen, ob der von Ihnen gewählte HRIS-Anbieter über eine solide, beständige Erfolgsbilanz in Bezug auf Support und Service verfügt – selbst wenn er behauptet, Service und Support zu bieten; wenn er schlechte Bewertungen hat oder Ihre Anforderungen nicht erfüllt, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als es selbst zu herauszufinden.

*Sharon Florentine ist verantwortlich für Karriereentwicklung, IT-Management, Training und Diversität bei CIO.com.